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02/28

モバイルでつかいたおす(ログイン)


外出先で携帯電話からデスクネッツを使うのは大変便利なことはみなさんご存じのことと思いますが、
ログインの時、毎回IDとパスワードを入れるのは面倒ですよね。

それにパスワードは[******]で隠れてしまい、自分が何を打っているかわからないですし。

 注:機種によっては一定時間文字が表示されたあと、[******]で隠れるものもあります。



これを解消する方法があるんです。

携帯の機種にもよりますが、「単語登録」や「定型文入力」といった機能を使い、登録した文字列を呼び出せば良いんです。

でも、セキュリティ上弱くなる可能性がありますのでくれぐれも注意してくださいね。


携帯を落として、拾った人にアクセスされるという危険がありますので、あくまでも自己責任でお願いします。


02/27

ウェブメールを効率よく使う! その2

今日は、ウェブメールを効よく使う!の2回目。
ウェブメールのデザインは、どうしても閲覧時の煩雑さが生じます。
AjaxやFlash版では、Outlookのようにメッセージを複数開くなんて事が簡単にできますが、通常のウェブメールでは、画面が都度入れ替わってしまいます。
これが利用者からすると面倒くさい。。

というときに出来る限り効率よくウェブメールを使うには、、
「フォルダとフィルタ設定を有効活用する!」です!

予め案件単位やプロジェクトでフォルダを作成し、そのメールのやり取りには題名に決まった言葉を加えます。【Xプロジェクト】とか、、
このXプロジェクトを見てフィルタ設定で受信時に該当のフォルダに割り振ります。
こすれば、いちいち全てのメールを確認しなくても自分にとって重要なメールを優先的に確認することが出来るようになります。

これは特に携帯でウェブメールを見る時にも有効となります。
携帯では1画面に10アイテムしか表示しませんので出来る限り事前に割り振られていることが大切です。上記のやり方であれば、重要なメールを見過ごすことなくスグに対応できますね!

是非試してみてください。



02/25

ウェブメールを効率よく使う!その1

今回から、ウェブメール機能についてお話を進めてみたいと思います。
ちょうど「denbun」もでたところですし。。
今回はウェブメールの有用性について

メールって今やビジネスコミュニケーションの手段としては欠かせないものですよね。
メールを利用する方法としては、パソコンにインストールしている「メーラーソフト(例えばMicrosoftのOutlook Express)」を使って、パソコン内にメールデータを取り込んでクライアント側で利用する方法と、ブラウザ(インターネットエクスプローラ等)を使って、WEBの画面でメールを利用する方法とがあります。
desknet'sの現在のウェブメール機能はこの中間に位置する利用方法。
実はdesknet'sサーバが、皆さんのパソコンの代わりにメールを受信し、desknet'sサーバに取り込んだメールをブラウザで閲覧するというもの。また送信時は、ブラウザで作成したメールを一旦desknet'sサーバに格納し、メールサーバに対してクライアントとしてメールを送ります。
したがって、deksnet'sのウェブメールをご利用になりたい場合には、必ず「メールサーバ」が必要になります。(メールサーバはPOP/SMTP使用であることが必要)

時々desknet'sをご購入あるいはASPサービスとして導入されたお客様より、メール機能はどう使うのですか?と訊かれますが、メールサーバが必要であることをまずお話するのです。。

このウェブメールの難点は操作性。やはりクライアントソフトには敵わない。。  とのことで特に企業需要では敬遠されてきました。
しかし一方で、ウェブメール機能の最も優れた点は、ブラウザがあればメールの閲覧や送信が手軽に出来るということ。AjaxやFlashのようなユーザインターフェィスに変わり操作性もアップして、いまやウェブメール方式でメールをやり取りしている人はとても増えています。
Yahoo!やGoogleのメールはまさにウェブメールであり、こういった利用の促進がウェブメールへの拒絶反応を低減しているのだと思います。
さらに最近流行の「内部統制」により、メールサーバからクライントパソコンにメールデータを取り込ませない企業が着々と増えてきました。

こういったウェブメールの有用性に注目し出来たのが「denbun」。
「denbun」はメールサーバ利用に主眼を置き、desknet'sサーバのようにウェブに表示するために取り込みを行わず、直接メールサーバのユーザアカウント領域にアクセスします。(メールサーバはPOP/SMTPではなく、IMAP対応であることが必要)このアタリが、「desknet's denbun」ではなく新しいコンセプトとしての「denbun」らしさかなぁ。。

それでは、今日はここまで。

02/24

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(4)<desknet's利用のテクニック>

これまでのスケジュールマネジメントの本質「シュミレーション」を実践する上で、desknet'sのスケジュール利用上のテクニックを少しばかり紹介して、一旦スケジュール機能のお話しは閉じたいと思います。どこかでまた続きを。。

①紙を使え! いまさらですが、スケジュールは、先が見通せるほどシュミレーションしやすいもの。コンピュータの画面、あるいはdeslnet'sの機能ではどうしても1画面に1月を表示して精一杯。月を跨ぐとき、短期的なプロジェクトの遂行など3ヶ月くらいをという人へ、個人のカレンダ形式印刷を使って紙も使いましょう!のオススメ。
短期的なプロジェクトのイベント管理の場合には、「ユーザ管理」で「人」ではなく、「プロジェクト」を登録して皆でそのスケジュールにイベントを書けばよく見えるようにもなります。

②「プロジェクト君」の月間スケジュールを「オプションメニュー」に登録する。
①で紹介した「プロジェクト」を人に見立てておくと、その月間表示で表示されるURLをオプションメニューで呼び出すURLとして登録します。
そうするとメニューからいきなり「プロジェクト」月間スケジュールが呼び出せるようになります!これは便利!試してみて!

③予定詳細をジョブコード化する
仕事を効率化行うためには、その仕事のカテゴリわけをして評価してみる必要がありますが、それも簡単に出来てしまいます。
それが「予定項目」これに仕事の内容をカテゴリ化した項目(コード番号でも可)を作りスケジュール登録時に必ず入力すると言うもの。(後でも可ですね!)
CSVで吐き出せば、あっという間に仕事の分析が出来てしまいます!
そういえば、これって組織で統一化すれば仕事内容管理に使って給与計算とかも出来そうですね。。

④そういえば、、よくスケジュールが近づくと「知らせてくれる」機能が欲しい!といわれますが、desknet'sにもあるんです!
ただしこれは、自社サーバ、もしくは専用サーバ環境でサーバの「スケジューラ」が起動できる場合のみ。
残念ながら、ASPプラン、Applitusのように共用方環境の場合にはサーバ負荷を考慮してサービスの提供はしていません。。あしからず。

⑤最後に、Ajax版のお話。プラスデスクネッツ専用サーバプラン、あるいはApplitusではdesknet'sV5が利用できますが、この最大のバージョンのポイントはAjaxインターフェイスで、メール機能、スケジュール機能が使えること。
すなわち、画面上でいちいち切り替えて数字を入れるのではなく、右クリック、やドラッグ&ドロップを駆使して簡単にスケジュール帳の上でシュミレーションが行えること。
このバージョンになってスケジュール管理はますます戦略的に活用できるようになったといえるでしょう!
↓↓↓<機能紹介はコチラ
http://www.desknets.com/standard/product/func/function_23.html

それでは。


02/22

モバイルでつかいたおす(伝言・所在)


みなさんは「伝言・所在」の機能を活用されてますか?


外出中にお得意様から事務所に電話。

そんな時、一般的には事務所にいるメンバが電話を取り次ぎ、緊急であれば携帯に連絡を入れ、
通話できない状態であれば携帯電話の留守電に入れておきますよね?

でも、留守電の電話を聞きながら、折り返しのお得意様の電話番号をメモするのって、大変ではありませんか?

移動中歩きながらとか、ホームで電車を待ちながら携帯を肩に挟んでメモを取るのって意外にツライものですよね。
(特に最近の携帯は小さいですから)


そこで!

デスクネッツの「伝言・所在」機能の出番です。

電話を受けた事務所のメンバーは、「伝言・所在」を開き、外出中の社員に伝言を入れるわけですが、
あらかじめ設定しておけば、伝言が入ったと同時に携帯 のメールアドレス宛にメールが発信される様にでき、
すぐさま伝言を確認することができるだけでなく、電話番号が入力してあれば、そのままワンクリックで
お得意様宛に電話までかけることができてしまうんです。

便利ですよね。




02/21

【緊急】本日「denbun」現る!Ajax/Flashウェブメール

今日ネオジャパン社から「denbun」という新しい製品がリリースされました。
「スケジュールをセルフマネジメントに使う!その④」をと思っていましたが、この製品なかなか良く考えられており、是非皆さんに紹介スベキ!と思いましたので、緊急特集です。

「denbun」はdesknet'sV5に搭載されたAjax/Flashインターフェイス版の「ウェブメール」機能をひとつの製品として切り出したものです。そしてこれはIMAP4という仕組みで動くメールサーバに対応します。

なんといっても最大のウリ!はユーザインターフェース。下記の画面でも確認できると思いますが、Outlookライクなインターフェイスで、右クリックによる新規メール、フォルダの作成やドラッグアンドドロップなどいままでhtmlベースの「ウェブメール」では出来なかったことが、あたかもPCにあるアプリケーションのように自在にスイスイ使えてしまうのです!スゴイ!
ユーザインターフェイスは、Ajax版、Flash版、携帯版からユーザの使いやすいものを選択できるのもスゴイ!

また、IMAP対応なので直接メールサーバを見に行きますから、従来のdesknet'sのウェブメールのように受信したメールの量に悩まされることがありません。
インターネット環境があれば、今までよりずっと扱いやすい「ウェブメール」が利用できるようになりました。

<denbunの画面(Ajax版)>

denbun11.GIF


denbun21.GIF

また、IMAP対応にすることでメールのセキュアな環境つくりにも一役かっています。
ユーザの個人PCにメールを保存することがないので、PCの紛失や盗難によるお客様の、会社の重要な情報資産の損失が防ぎやすくなる。というわけです。

当社では、専用サーバプランに「denbun」オプションをつけようと計画中です。もちろん個別にご相談いただければスグに準備いたします。
お気軽にお問い合わせくださいませ。


 

02/19

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(3)

では、実際にスケジュール・シュミレーションをdesknet'sをつかってやってみましょう!

①自分の時間に弾力性を持たせる
「自分でコントロールできる仕事(自分の力で計画的に行う仕事)」が、シュミレーションの上で大変重要な「動かせる駒」となります。
sch1.JPGまた、この仕事は、突発的な仕事が入った場合によく犠牲にされます。なのでスケジュール登録時に、前後どちらかに20~30分、あるいは1時間程度(さぎょう工数がかかる場合)の「Block」という空き時間を作ります。この「Block」を使って「自分の時間」に弾力性を持たせるようします。
突発的な仕事が入ってきたら、「Block」と当初計画の時間を合わせて、突発的な仕事と計画の仕事をこの中でこなすことを考えます。
何事もなく予定通りに、あるいは早く「計画の仕事」が終わったら、次の仕事に着手しても良いでしょうし、休憩をとっても良いでしょう。
ポイントは「Block」という時間をあえて取ることと、それをスケジュール上に判る様に記載することです。
←例えば、こんな感じ。
これで余裕が生まれ、突発的な仕事に追いかけられることが減るでしょう。

②「見えない時間」を可視化する
「見えない時間」とは、「移動時間」、「休憩時間」、「じっくり考える時間」などを指します。
これも「自分の時間」です。この時間をスケジュールに登録してコントロールすることで時間に追われる感覚が減ってゆきます。
客先へ出かける際も余裕をもって準備できますし、このスケジュールがグループで共有されていることで、この時間帯(前後も含む)にミーティングや急な仕事を入れられることも少ないでしょう。
「休憩時間」は一定の間隔でとり続けることでリズムが生まれます。また、管理者の休憩時間は部下から「相談」を受ける時間としても明示できますね。
「じっくり考える時間」はもっともフレキシブルな「駒」です。
是非実践してみてください。

③共同の仕事にルールを作る
desknet'sを使うと共同の仕事にルールを作れます。
例えば、ミーティングのルール。
当社の例は下記の通り。
a.スケジュールは全てオープン
b.誰でもメンバーのスケジュールを登録することが可能。(権限設定機能)
c.重要な会議はあえて承認機能を使って重要であることを知らしめる。(承認機能)
d.原則ミーティング時間は1時間以内。
e.メンバーの登録スケジュールの前後20分以上は空けて登録する。(空き状況確認機能)
f.アジェンダおよび議事録を内容欄に箇条書きで記入し、確認できるようにする。(通常機能)
g.緊急ミーティング時のメンバーのアサイン方法。(回覧板)
h.月内の会議の開催状況をアウトプットしてプロジェクトタスクの洗い出しに使う。
というもの。

「機能」を使って「ルール」を作る。というもの是非考えてみてください。
そういえば、desknet'sに「会議マネジメント」とかという機能がついたらとっても使えるのになぁ。。と思ってます。。

次回は4回目、少々小技のお話です。
それでは...

02/17

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(2)

前回、スケジューリングの本質は「シュミレーション」とお話をしました。
シュミレーションを効果的に行うためには「可視化されたツール」が必要であることもお話しましたね。desknet'sスケジュール機能がこの「可視化されたツール」になるのです。

ではどうやって活用すればよいでしょうか。

「シュミレーション」という「戦略的(*)な言葉 」の意味・方法を考えてみると、

①自分でコントロールできるものと、出来ないもの(コントロールが出来ないもの)に分けて考える。コントロールできるものは、状況にあわせて対応可能、すなわち動かしたり、増やしたり、減らしたりできますが、コントロール出来ないものは「動かせない」と考えます。

②「コントロール可能」なものには出来る限り「弾力性(余裕)」をもった配置を行う。これは変化への対応をより柔軟に行うためと考えます。

③全てを可視化しておくことです。見えない要素(スケジュールではタスク(仕事))があるとシュミレーションはできません。

④先見性のあるシュミレーションをしておくことです。いわゆる「先読み 」のこと。先の一手、次の一手が事前に、確実に考えられているということです。


これをスケジューリングの手法に置き換えてみると、、

①「自分だけで計画的に行わなければならない」仕事、「自分しか出来ない仕事」と、
「他人との共同作業の仕事」を見極めてスケジュール上で判るようにしておくことです。

②自分でやらなければならない仕事の前後には、多少の時間の余裕をプラスしておくことです。(例えば30分とか1時間)

③客先での打ちあわせなどで外出する場合には、移動時間もスケジュールにしておきます。また、休憩時間(自分の時間)なども一定のリズムとして決めてスケジュールしておきます。

④どんなに短くても2週間先、出来れば常に1ヶ月間程度のスケジュールは決めておくようにします。こればっかりは、訓練なので、まずは1週間を目指しましょう。

と。ココまでお話しするとスケジュール表の大切さが見えてきませんか?
もちろん、スケジュール帳のような手帳形式でも良いのですが、①~④の実践には、「可視化され、都度の変更が容易に出来るツール!」が必要であるということがお分かりになったのでは?

あ~ぁ、いつもの講義のようになってしまった。
すいません。お気軽にお読みくださいませ。今回はここまでとします。
次回の「desknet'sで実際にスケジュールをつけてみる」へ続きます。。。。

02/16

画面のデザインを変える(配置編の続きの続き)

おはようございます!"ken"です。

以前、というタイトルでふれていたんですけど、デスクネッツの「ダイエット画面」って良いですね。通常の設定だと、画面の左側にメニューが表示されますが、この際、各メニューの文字部分は画像で作られているため、データ量がどうしても多くなってしまい、画面表示時間に多少なりとも影響を与えてしまうんです。ところが、「ダイエット画面」を使用すると、各メニューの部分は文字情報となり、データ量が少なくなります。

また、左側のメニュー部分以外も、画像でできたボタンやアイコンを極力廃し、文字データに置き換えることによってデータ量を減らすことに大きく貢献しています。携帯やPHSを使って外出先から接続する時には表示速度が速くなるほか、データ量が減る=パケット代も安くなるということで、経済的な効果も大なんです。

変更のしかたは、右上の「個人設定」ボタンを押し、「画面デザイン」のタブをクリックし、下から二番目の「ダイエット画面」の項目のプルダウンを「使用する」に変更するだけです。

簡単ですよね。

さ、それじゃあ設定も変更したことだし、得意先まわってきま~す!

02/15

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(1)

よく「セルフマネジメント」という言葉を耳にしますが、この「セルフマネジメント」にdesknet'sの活用をお奨めしています。4回にわたってこの話をしていこうと思います。

私が企業研修の講義で用いる「セルフマネジメント」は3つの項目から形成されるとお話しています。3つとは、①関わっている仕事の専門知識・技術力、②コミュニケーション能力、③仕事の仕方です。
この中で仕事の仕方のひとつにタイムマネジメント・スケジュールマネジメントがあり、グループウェアの活用で飛躍的にスケジュールマネジメントがうまくなると説いています。

そもそもスケジュールマネジメントの本質はなんでしょう?
「忙し過ぎる」、「時間がない」、「突発的な仕事が多い」なんていっている人ほどスケジュールマネジメントは苦手、、という人が多いもの。

ここでスケジュールマネジメントのコツを3つばかり。。。
①自分にとって重要な仕事、すなわち、「自分の力で、後で時間をとって計画的に片付けなければならない仕事」を見極め、計画的にこなす。
②自分でコントロールできる仕事(自分一人でやる仕事、事前に分かる仕事、継続的に行う仕事)を明確にし、計画的にこなす。
③「計画的にこなす」とは、スケジュールを、可視化して管理するツールでシュミレーションする。

このことがすんなり頭に入れば、ものすごくスケジュールマネジメントはうまくなると思います。特にプロジェクトマネジメントなどでは、「スケジュールはシュミレーションで」という考え方がとても大切だと考えています。
仕事の開始と終わりは決まっています。これは守らなくてはならない。でも途中のプロセスのスケジュールまでガチガチに管理して守らなくてはならないでしょうか?
答えは「No」。プロジェクトの遂行には困難がつき物です。つまり「計画」はズレが生じることは当たり前のことであるという認識が必要。しかし、最終納期は決まっています。なので、自分のコントロールできる仕事を用いてシュミレーションでこなしてゆく! という考え方を持って欲しいのです。

「シュミレーション」には可視化されたツールが必要。これがグループウェア「desknet's」なのです。
ということで続きは後ほど。今日はここまで。

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