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05/07

中国でウェブメール!

5月のゴールデンウィークは、しっかりお休みをとって中国は杭州(ハンジョウ)へいってまいりました。 ~ でも仕事の癖はなおらず、PCを持っていってメールの確認をしようと。。。
工業団地がボコボコと立ち上がる当地はさぞかしネットワークも揃っているに違いない。もちろんホテルもインターネット完備!ホテルに入って机の周りを見ると、ありました!LANのコンセントが、、と、ココまではよかったのですが、、、

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04/12

モバイルでつかいたおす(メールサーバ)

おはようございます!"ken"です。

デスクネッツの機能のなかで、スケジュールと同様、多くの方が使われているのではないかと思うウェブメールについて、今日はお話したいと思います。

社内の事情によってメールサーバを社外から接続できない様にしていたり、添付ファイルの有無によってフィルタをかけたりされているケースも多々あると思いますが、デスクネッツのウェブメール機能は「メールサーバ」ではなくOutlookExpress等と同じ「メールクライアント」なので、うまく使えば社内のセキュリティポリシーを変えずに、モバイル環境からのメール授受を便利にすることができるんです。

たとえば、社内にメールサーバを置き、社内のネットワークからしかメールサーバに接続できない様にしている場合でも、デスクネッツのサーバからのみメールの送受信を許可すれば、エンドユーザは社外からデスクネッツ経由でメールの送受信ができるという訳です。この場合、デスクネッツは社内だけなく社外からの接続もできる様にしておく必要がありますけどね。

さらにデスクネッツのウェブメールは複数のメールアカウントを設定することができるので、一度の操作で複数のメールアドレス宛のメールを受信することができ、これも大変便利です。

今日は"ken"にしては少々難しい話題でした。
#最近覚えたので背伸びしてしまいました。

次回はいつものとおりの易しい話題にしますね。

03/03

ウェブメールを効率よく使う! その4

今回のテクニックは、desknet'sを専用サーバプランもしくは自社でお使いの方へのものです。(※残念ながらASPプランでは対応していません。

ウェブメールのメリットは、メールをdesknet'sサーバに溜めておくことでメールの一括管理ができるということ。
前にも紹介した「denbun」はこの機能をメールサーバに直接アクセスすることとユーザの操作性を高めたことでウェブメールのメリットを最大限に利用するというものでしたね!
でも「denbun」を導入しなくてもウェブメールにメーラを統一することでメールの一括管理は可能です。
実際に当社のお客様でもdesknet'sウェブメールにメールを統一化することで社員のメールを一元管理してるところもあります。

ところがここでウェブメールの問題点が、、、
ウェブメールで受信したメールはdesknet'sサーバに溜まってゆきます。
これはdesknet'sのディスク領域を圧迫する一方でパフォーマンスへの影響も出てきます。
そこで、ディスクを有効に活用するために定期的にメールの退避(バックアップ)をする必要があります。とここまでは簡単。ディスクにバックアップを取って管理しておけばいざというときにメールを復元できる。。
出来る??
退避しておいたメールの閲覧はどうするの??
再びdesknet'sサーバに戻してメールをみる???
メールデータの整合性などは大丈夫?

というときに次のテクニックを使いましょう!

実は、desknet'sで保存されているメールの形式はOutlookのメール形式(eml形式)と互換性があります。
メールのファイル名の拡張子をXXXXXXXX.emlと返ることでOutlookでメールが読み込めるようになります。
ファイル名で月毎の一定期間でファイル管理しておけばまず一定の管理が出来ますし、さらに管理用のPCでOutlookを用いてメール管理も出来るようになります。
なかなか便利でしょう?

但し、管理PCの取り扱いには要注意。それぞれの会社の情報セキュリティポリシーに従った運用を行ってください。

また、専用サーバプラン、自社サーバプランをご利用の際にバックアップサービスなどのご要望はお気軽にご相談くださいませ。

情報セキュリティ運用の話も出てきたので、今後は機能の件も交えながらdesknet'sの情報セキュリティ運用での使い方などもご紹介してゆきましょう。

それでは、今日はここまで。

03/01

ウェブメールを効率よく使う! その3

今日は、ウェブメールの「うっかりミス」に対応する。お話です。
ウェブメールのみならず「やりがちなうっかりミス」は、作業中(書きかけ)のメールを送信してしまうことと、書きかけのメールを閉じてしまって(あるいはブラウザが固まって)はじめからやり直し。というパターン
周りで「あぁぁぁぁぁ」 という声が聞こえたら、「書きかけを送ってしまった人 」か「やり直しの人 」に違いないでしょう。。
特にウェブメールは、ブラウザ上での作業ですので、間違って作業を進めてしまうことも多いものです。

こういった「うっかりミス」に対応するオススメの方法をそれぞれお話しましょう。
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①書きかけのメールをうっかり送信しないようにする方法

 サブウィンドウメニューに[個人設定]という管理メニューがあります。
ここで、[表示設定]を選択します。ここの[メール送信時の確認]で[行う]を選択してください。そうすると、メールを送信する際に送信ボタンを押すと「このメールを送信します。よろしいですか?」と必ず聞いてくるようになります。
これで誤って送信ボタンを押してももうワンクッション入る事で誤送信を防げますよね!

②書きかけでいきなり閉じてしまって「やり直し」にならない方法

これは、メール作成時の左上にある[保存]ボタンをこまめに使うこと。
[保存]したメールは、[未送信トレイ]に入ります。
再度メールを書き始めたいときには、[未送信トレイ]よりメールを選んで始めます。
ただこれは習慣化しておかないとだめなのですが、、、

以上です。次回もウェブメールのお話をしてみたいと思います。
それでは。

02/27

ウェブメールを効率よく使う! その2

今日は、ウェブメールを効よく使う!の2回目。
ウェブメールのデザインは、どうしても閲覧時の煩雑さが生じます。
AjaxやFlash版では、Outlookのようにメッセージを複数開くなんて事が簡単にできますが、通常のウェブメールでは、画面が都度入れ替わってしまいます。
これが利用者からすると面倒くさい。。

というときに出来る限り効率よくウェブメールを使うには、、
「フォルダとフィルタ設定を有効活用する!」です!

予め案件単位やプロジェクトでフォルダを作成し、そのメールのやり取りには題名に決まった言葉を加えます。【Xプロジェクト】とか、、
このXプロジェクトを見てフィルタ設定で受信時に該当のフォルダに割り振ります。
こすれば、いちいち全てのメールを確認しなくても自分にとって重要なメールを優先的に確認することが出来るようになります。

これは特に携帯でウェブメールを見る時にも有効となります。
携帯では1画面に10アイテムしか表示しませんので出来る限り事前に割り振られていることが大切です。上記のやり方であれば、重要なメールを見過ごすことなくスグに対応できますね!

是非試してみてください。



02/25

ウェブメールを効率よく使う!その1

今回から、ウェブメール機能についてお話を進めてみたいと思います。
ちょうど「denbun」もでたところですし。。
今回はウェブメールの有用性について

メールって今やビジネスコミュニケーションの手段としては欠かせないものですよね。
メールを利用する方法としては、パソコンにインストールしている「メーラーソフト(例えばMicrosoftのOutlook Express)」を使って、パソコン内にメールデータを取り込んでクライアント側で利用する方法と、ブラウザ(インターネットエクスプローラ等)を使って、WEBの画面でメールを利用する方法とがあります。
desknet'sの現在のウェブメール機能はこの中間に位置する利用方法。
実はdesknet'sサーバが、皆さんのパソコンの代わりにメールを受信し、desknet'sサーバに取り込んだメールをブラウザで閲覧するというもの。また送信時は、ブラウザで作成したメールを一旦desknet'sサーバに格納し、メールサーバに対してクライアントとしてメールを送ります。
したがって、deksnet'sのウェブメールをご利用になりたい場合には、必ず「メールサーバ」が必要になります。(メールサーバはPOP/SMTP使用であることが必要)

時々desknet'sをご購入あるいはASPサービスとして導入されたお客様より、メール機能はどう使うのですか?と訊かれますが、メールサーバが必要であることをまずお話するのです。。

このウェブメールの難点は操作性。やはりクライアントソフトには敵わない。。  とのことで特に企業需要では敬遠されてきました。
しかし一方で、ウェブメール機能の最も優れた点は、ブラウザがあればメールの閲覧や送信が手軽に出来るということ。AjaxやFlashのようなユーザインターフェィスに変わり操作性もアップして、いまやウェブメール方式でメールをやり取りしている人はとても増えています。
Yahoo!やGoogleのメールはまさにウェブメールであり、こういった利用の促進がウェブメールへの拒絶反応を低減しているのだと思います。
さらに最近流行の「内部統制」により、メールサーバからクライントパソコンにメールデータを取り込ませない企業が着々と増えてきました。

こういったウェブメールの有用性に注目し出来たのが「denbun」。
「denbun」はメールサーバ利用に主眼を置き、desknet'sサーバのようにウェブに表示するために取り込みを行わず、直接メールサーバのユーザアカウント領域にアクセスします。(メールサーバはPOP/SMTPではなく、IMAP対応であることが必要)このアタリが、「desknet's denbun」ではなく新しいコンセプトとしての「denbun」らしさかなぁ。。

それでは、今日はここまで。