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07/11

desknet's議事録機能を使いこなせ! その1

会議ってってなかなか面倒くさい仕事ですよねぇ。。
会議のアジェンダ作り、参加メンバーの時間調整、会議召集案内、出席確認、議事録作成、配布、未参加者や関係者への情報伝達、アクションプランの確認とスケジュール、、、、
実際には、インプットと呼ばれるこういった作業よりも会議の成果(アウトプット)が大切なのですが、これだけ日常で会議が多いとインプットの効率化も求められても当然でしょう。。
実は通常の人で仕事の時間の6割はコミュニケーションに費やされていると言われています。これがマネージャクラスになりますと8割から9割までになるとか、、という報告もあります。

ではどうやって会議効率を上げてゆけばよいのか?!
ここに注目して出来上がったのがdesknet'sの新機能である「議事録」機能なのです。
いままで会議にグループウェアdesknet'sを使おうとすると個別機能をそれぞれのタスクで使い分けていました。
例えば、会議の招集は「回覧板」、スケジュールのアサインは「スケジュール」、議事録は「レポート提出」という具合。。
お客様からは、これが連動できないの??
という話をよく伺っていました。
desknet'sは仕事の6割以上を占めるコミュニケーションツールの円滑化、効率化、浸透化を図るものですから、是非こういうニーズに応えたい!
ということで当社の会議もdesknet'sでの運用が出来るようにといろいろと見直してみました。そして出来上がったのがこの新機能「議事録」です!

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機能概要は下記の通りです。
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A.議事録の状態管理: 完了または事前の登録の設定
B.会議スケジュール管理(スケジュール連携): スケジュール閲覧時に議事録アイコンを表示
C.ウェブメール連携(開催・変更通知): 登録された参加者へ議事録の登録、変更をメールで知らせることができます。Bでスケジュール登録をした際には、そのスケジュールの登録メンバーが自動的に選択されます。
D.ToDo連携: 会議の事前準備、事後作業を登録しタスク管理できます。
E.議題管理: ひとつの会議で複数の議題の管理ができます。詳細項目はリッチテキスト形式で入力することができます。
F.回覧板連携:  議事録の内容を選択したメンバーに公開することができます。Bでスケジュール登録をした際には、そのスケジュールの登録メンバーが自動的に選択されます。
G.文書管理連携:  議事録、添付ファイルを「文書管理」内の選択したフォルダに保存することができます。(html形式で保存)

次回は、これら機能の詳細をご説明いたします。

それでは今日はここまで!



07/05

これで迷惑(SPAM)メールをシャットアウト!Opt Plus ASP 運用にあたってのポイント!

Spam(迷惑)メールって言うのは本当にしつこいですねぇ。。
でのOptPlusASPなら迷惑メールを100%シャットアウト!
この秘密は「ブラックリスト」+「ホワイトリスト」の組み合わせによる新しいコンセプトの迷惑メール対策だからなのです。これについては、過去のブログでもお話しました。「ホワイトリストの自動化」は結構面倒くさくて、自動化にすればするほどメールの運用負荷がかかるものですが、この問題を送信元、管理者、利用者へうまく振り分けることで実現しています。

さて、このOpt Plus ASPをより有効利用し、セキュリティを強化するために押さえておきたいポイントを今回紹介することにしましょう。(小出しですが、、、

ポイントその1: Opt Plus ASPサーバを経由しないでメールサーバへ直接迷惑メールを送信されるケースをなくしましょう。
このケースの場合、まずスパマーがメールサーバそのものを狙い撃ちしているといって過言ではありません。放っておくと多くのスパマーの「標的」になりかねないので要注意。OptPlusを導入すると直接メールサーバへ送るスパムの発見が容易になります。
ここでやることは、メールサーバの変更あるいは、SMTPポートの変更です。
全社の協力が必要となる作業です。でもしっかりやっておきましょう。

ポイントその2:ウィルスキューを見てみましょう。
Opt Plus ASPでは、悪性コードやウィルスメールを遮断し、管理者が確認できる「」ウィルスキュー」にメールを溜めます。最近ウィルスメールは極端に少なくなっており、全体の1%以下程度が実状です。このキューに相当数のウィルスメール、例えば10%以上着ている場合には、社内PCのウィルス感染あるいはゾンビPC(スパイウェア等に感染し、自らスパムメール、ウィルスメールの発信局になっているPC。「ボットPC」とも言います。)の可能性を疑って見てください。

ポイントその3:名刺を交換する際には、「バウンシングバック」機能の紹介を行うか、すぐにホワイトリストに登録しましょう。
Opt PLus ASPび100%ブロックは、ホワイトリストへの登録が鍵です。積極的に相手に理解を求める活動をしましょう。「会社のセキュリティポリシー」で。というのが最も理解が得られやすいようです。ただ名刺をもらったらすぐに個人ホワイトリストに登録するのが一番良い方法だと思います。
また、バウンシングバックメッセージですが、相手先のメールサーバにより、自動返信を受信しないようなものもあるようです。この場合相手に送信元認証メールが届いていない可能性もあるので、ペンディングリスト、ペンディングキューの確認を怠らないようお気をつけくださいませ。

今日はココまで。
次回は一旦話を変えてみて新しいdesknet'sの機能などお話ししてみたいと思います。
それでは!

06/29

Spam(迷惑)メール対策の決定版!OptPlusASPの設定その5

6/25の続きです。
バウンシングバック認証と呼ばれる「ホワイトリストベース」のSpam対策では、一旦ブロックされ一次保存されているメールの中から正しいメールをいかに確実に早く取り込むことが出来るかがポイントです。
OptPlusASPでは、「ペンディングメール配信」という機能を用いて、個人宛のペンディングメールの一覧を定期的に(管理者で設定します)、個別に配信する機能を有しています。(当社では、8:30、11:00、13:00、15:00、17:00、20:00に配信するように設定しています。)
この機能で送信元認証を行われていないメールを個人が自身のポリシーとして判断し、出来る限りリアルタイムに正しく取り込むことが可能となるのです。
取り込み方もいたって簡単!
ペンディングリスト中の一覧表で対象となるメールの右にある「インポートする」をクリックするだけ!


この機能は、前述の通り管理者機能で設定します。
pendingList.GIF

これが、配信時間の追加画面。
時間の追加、変更、削除も簡単に出来ますね!

あとは、ブラックリスト、ホワイトリストの事前登録で、管理者側の準備は完了です!
個人のホワイトリストが完成していれば、早速始めてみましょう。

あれほど着ていたSpamメールは受信ボックスには一切こなくなりました!
また、定期的に送られてくるペンディングリストを確認してみると、Spamメールが溜まってる、溜まってる。。見事!(結構このリストを見ると爽快な気分になります

次回は、OptPlusASPの運用にあたっての注意事項やポイントなどをアドバイスとしてまとめたいと思います。

それでは、今日はココまで!

06/25

Spam(迷惑)メール対策の決定版!OptPlusASPの設定その4

OptPlusASPの初期設定の続きをお話します。
ユーザ登録が出来たら、バウンシングバック認証システム関連の設定を確認します。
確認するポイントは、
①認証メールの作成
②ペンディングリストの配信設定
③ブラックリスト・ホワイトリストの設定
です。

①認証メールの設定
管理者メニューの環境設定より設します。
認証メール管理とは、バウンシングバック送信元認証時に送信元へ返信するメールを管理者側で管理できる機能です。
現在のバージョンでは、1社1フォーマットの設定が可能です。(将来的に拡張も予定しています。)認証メールは、テキストの打ち込みで簡単に文章の変更が出来る仕組みになっています。
日本版ではテキストをデフォルトにしました。(韓国では、htmlメールが一般的のようですのでhtml形式が標準のようです)これは最近の画像Spamと間違われないようにするためなんですねぇ。形式については、会社のポリシーにより使い分けてくださいませ。ココで注意することは、htmlタグで書かれた文章ラインは消さないことです。
この文章ラインが認証ページに飛ぶ仕組みを表す表現になりますので気をつけて文章を作成してください。もちろんデフォルトで認証メールの雛形は入っていますよ。
gamen.GIF
<認証メール設定画面>

Previewで確認できたら、設定ボタンを押して登録します。
続きは次回。それでは!






06/19

Spam(迷惑)メール対策の決定版!OptPlusASPの設定その3

今回は新規ユーザの登録方法です。
ポリシーグループが出来たら、利用するユーザを登録します。
ここで注意することは、メールサーバに登録されている電子メールアドレスは全て登録しなくてはならないということ。でないとメールが受信できなくなりますので要注意です。

登録は、ユーザ管理画面から行います。
ユーザ管理画面では、各ユーザのID、ポリシー・グループ、名前、部署、役職・職種、ユーザ・ホワイトリストへの登録数、バウンシング・バック設定状況(使用状況)が表示されます。また、新規ユーザの登録、選択ユーザの削除、ユーザのグループ移動、ユーザの設定変更、ユーザ情報のエクセルファイルへの出力が行えます。ユーザ管理画面.GIF

ここでユーザ登録ボタンをクリックし、

アカウント登録ウィンドウにて、必要事項を入力/選択し、登録をクリックします。
新規の登録はこれを繰り返すだけです。
既にアカウントの一覧がCSVファイルである場合はもっと簡単!
CSVファイルアップロード機能で一気にユーザ登録をしてしまいます。

ユーザの登録時に、個別に前回設定したセキュリティポリシーを適応することで、それぞれのポリシーにあったスパムメール対策を行うことが出来るようになります。

ではここで、その利用する機能の中でも最も強力な対策エンジンである「バウンシングバック」機能について少し説明します。詳しくは、図などを交えながら次回の紹介とさせてください。

「バウンシング・バック認証システム」は、初めて送られてきたメールの送信元に対して、その送信元の実在と正しさの認証を求める仕組みです。この仕組みを用いることで、スパム(迷惑)メールを100%ブロックすることができるようになります。この仕組みは、お客様管理者とお客様自身のいずれかの判断によってご利用いただくことができるようになっています。

また、バウンシング・バック認証システムを有効にしている場合に、万が一スパム(迷惑)メールを受信された場合には、100%スパム(迷惑)メールブロック保障プログラムにより、当該アカウントの月次料金について返金の対象となり、当月の利用料金が無料になります。
(適用にあたってはその他条件がありますので、詳しくはホームページにてご確認ください。)

注意: スパム(迷惑)メールを含めて全てのメールを受け取る必要がある場合には、設定をOFFにしてご利用ください。通常は、バウンシング・バック認証システムをONにしてご利用いただくことを推奨します。

それでは、今日はココまで。

06/13

desknet's V6 新バージョンをリリースしました!議事録機能がつきました!

グループウェア『desknet's V6』新バージョンをリリースしました!

23番目の新機能、Webグループウェア初「ジョブ」概念を取り込んだ複合新機能「議事録」を標準装備!!

皆さん、お待たせしました!先日6月11日よりdesknet'sスタンダード版バージョン6を新たにリリースしました!

新バージョンは、お客様の機能利用方法に関するヒヤリングを元に、会議の効率化や生産性向上を目指した「議事録」機能を追加しました。
この機能は、Webグループウェア初の試みとして、ユーザーが単機能を選択し利用する既存の考えと違い、会議の開催準備から開催後の仕事の指示まで、一連の作業を複合機能に基づいてサポートする「ジョブ」概念を適用したことに特長があります。
さらに追加機能として、既存のスケジュール機能にワンクリックで地図を表記できるgoogle MAP連携や、ユーザーより要望の多かった既存機能強化が特長となっています。

■desknet's Version6の主な特長
◆新機能「議事録」を標準装備で追加

議事録機能とは、会議の開催から運営、会議決定事項の通達、指示、議事録の保管などが行える機能です。

議事録機能は「スケジュール」「ウェブメール」「ToDo」「回覧板」「文書管理」の各機能と連携しています。

議事録機能を利用すると、

・会議の目的や議題を参加者が事前に理解することにより、会議参加者の意識がアップされます。
・予め用意されたアジェンダに沿い議事進行することで会議の円滑化、時間短縮の効率化を実現します。
・議事録は保存、共有することでいつでも確認でき、会議前後のタスクや決定事項等を共有。各自会議で決められた「やるべきこと」を認識し実行しやすくなります。

議事録機能は下記のように使用します。
1.会議の目的、議題の明確化 (会議前の準備)

機能連携/議事録+スケジュール+ウェブメール+ToDo+回覧板

事前にアジェンダ(会議の進行表)を登録し、議題、決定すべき事項を明確にしておきます。
事前に登録した内容を参加者に連絡します。

2.会議の内容を文書化 (会議開催、記録)

機能連携/議事録+回覧板+文書管理

事前に用意されたアジェンダを元に話合いを進めると、話の脱線を防ぎ効率アップにつながります。
決定事項、疑問、発言、結論を文書化し、参加者の間で共有します。
ワードやエクセルなどの資料があれば議事録に添付します。

3.会議後の情報共有 (会議後の通達、議事録保管)

機能連携/議事録+スケジュール+ウェブメール+ToDo+回覧板+文書管理

記録した会議の内容や資料を共有します。
また、会議後にやるべきことを明確にし、実行に移します。

◆その他ユーザーより特に要望の多かった既存機能を十数か所強化・改良しています。
■新バージョンのご提供方法

『desknet's Version6』として6月11日より下記製品サイトにてモジュールをダウンロード提供しております。ライセンス購入につきましては弊社担当営業または、弊社販売パートナー様宛にお問合せ下さい。

■サーバ動作環境

OS:Windows、Linux、Solaris等

■クライアント動作環境  

Windows 2000、XP、Vista
・Internet Explorer 5.5~6.X ~7 (WindowsXP)
・Netscape Navigator 6.2/7.X

■ライセンス価格
5ユーザーライセンス ¥41,790
(税抜 ¥39,800)
無制限ユーザーライセンス ¥1,047,900
(税抜 ¥998,000)

■製品サイト

http://www.desknets.com/standard/

06/07

Spam(迷惑)メール対策の決定版!OptPlusASPの設定その2

OptPlusASPの環境が出来上がりましたら、弊社よりご案内いたします。
お客様は、弊社より案内させていただいた管理画面URLへアクセスいただき、まず管理者IDとパスワードで管理機能へアクセスします。

画面.JPG

この画面からユーザ管理メニューを選択し、まずポリシーグループを作成します。
ポリシーグループとは、Spamメールに対してどのような考え方で対応するかという企業の基準です。ポリシーグループの作り方は、下記URLの「ポリシーグループ(利用者グループ)の作成」を参照してください。
http://www.aegis.ne.jp/service/new/howto.html

この際のポイントは、バウンシングバックを使うか使わないかという選択です。
特にSpamメールが気にならないユーザ(せいぜい1日に1通から2通)で会社の基準としても許可できる範囲のユーザは、バウンシングバックを利用しなくてもよい。といったポリシーがあれば、バウンシングバックを設定しないグループを作ります。

Spamを完全にブロックしたい場合には、バウンシングバック機能をONにしたグループを作ります。

ユーザを各々のグループに属させることにより、ポリシー毎のユーザ設定が可能となるというわけです。

次回は、新規ユーザの登録とバウンシングバック設定について説明します。
今日はココまで。

05/28

スパム(迷惑)メールを撃退し、desknet'sをどんどん活用する!

今日は先日行われたスパム対策サービスOptPlusASPのセミナーより、ユーザ事例の紹介をひとつ。。。
皆さんもスパムメールに悩まされていることが多いはず。多くのソリューションが、8割、9割の率でスパムをブロックするとうたっています。ところが、これって1日100通のスパムが着たら10通から20通は届いてしまうってこと。
利用者の要望は「0」にしたい!ということなのに。。

また、desknet'sには携帯によるウェブメール機能がありますが、携帯の画面は10通しか表示できないため、スパムがまとまって着たりしたら本来のメールを探すのに手間がかかってしまいます。
さらに、過去のスパムメールの被害を見ると悪性コードの混入によりウェブメール機能をオープンするすることが出来なくなるなどさまざまな問題がありました。

そこで、スパム(迷惑)メールを100%ブロックするOptPlusASPの登場です!
(続きあります。

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05/16

CRM Expo開幕!出展していますので是非見に来てください!

本日から東京ビックサイトにてCRM EXPOがスタートしました!
このイベントの他にもRFIDや情報セキュリティ、Web2.0マーケティングフェアなど様々な同時開催イベントが多く、毎年大変多くの来場者でにぎわうイベントです。

ネオジャパンでは、desknet'sの最新バージョンV6のベータ版公開や、CRMシステム「CAMS(キャムス)」、営業日報マネジメントシステム「SSS(サザン)」、イントラブログ最新版の「desknet's Blog V3」、そしてSaaSサービス「Applitus(アプリタス)」の展示を行っています。

もちろん、先日発表したスパム(迷惑)メールの100%ブロック保障サービス「Opt Plus ASP」もご紹介しています。

本日は快晴!多くのご来場を楽しみにお待ちしております。

ネオジャパンブースで行われる充実のセッションのご紹介です、、、、
本日分です。
2007/5/16(水)  
時間 タイトル 製品
10:00-10:40 ◆時間場所を選ばず実現、desknet'sのスキルアップ方法とは!◆ eラーニング
10:50-11:10 ◆営業プロセスの可視化から営業力強化を実現する◆         SSS
11:20-11:40 ◆問合せ情報の共有で誰もが適切な対応を可能にする◆         CAMS
11:50-12:10 ◆(new)「議事録」機能が会議のクオリティを大幅に向上させる◆ desknet's V6
12:20-12:50 ◆導入ユーザーが語る!desknet'sの活用方法とその効果!◆         dnet事例
13:00-13:20 ◆迅速・確実な情報伝達が理想の営業基盤を構築する◆         desknet's
13:30-14:00 ◆失敗談を共有し、営業活動の効率化を図る◆         Blog
14:10-14:30 ◆問合せ情報の共有で誰もが適切な対応を可能にする◆     CAMS
14:40-15:00 ◆営業プロセスの可視化から営業力強化を実現する◆     SSS
15:10-15:40 ◆失敗談を共有し、営業活動の効率化を図る◆         Blog
15:50-16:10 ◆(new)「議事録」機能が会議のクオリティを大幅に向上させる◆ desknet's V6
16:20-16:50 ◆失敗談を共有し、営業活動の効率化を図る◆         Blog
17:00-17:20 ◆迅速・確実な情報伝達が理想の営業基盤を構築する◆     desknet's
17:20-18:00 ◆時間場所を選ばず実現、desknet'sのスキルアップ方法とは!◆ eラーニング

明日以降のセッション内容は、追記をご確認ください。
それでは!お待ちしています!

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05/10

100%スパム(迷惑)メールをブロックする新サービス「Opt Plus ASP」の提供を開始しました!

皆さん、本日リリースの新サービスの情報です。

今や受信するメールの8割近くとも言われるスパム(迷惑)メールは、年々悪質化
し続け、企業の情報資産の保護や実際の業務へ大変大きな影響を与えています。

当社は、このスパム(迷惑)メールへの完全防御対策として、多くの実績・事例を持つヌリビジョン社のスパム(迷惑)メール対策ソリューションである「Opt Plus(オプトプラス)」をASPサービス化すると共に、日本初となる「スパムメールを100%ブロックする保障型サービス」として『Opt Plus ASP(オプトプラス・エーエスピー)』を立ち上げ、当社のSaaSであるApplitus(アプリタス)のメニューとしてサービスを開始いたしました!

また、合わせて当社WebメールソリューションDenbun(デンブン)とOpt Plus ASPを組み合わせたスパム(迷惑)メール100%ブロックサービス付き「Denbun+Opt Plus ASPメールサーバ」を企業向け専用型レンタルサーバ・サービスとして提供いたします。これにより、企業は内部統制に関わるメールコミュニケーションの運用において、最大の投資対効果を得ることが可能となります。

その100%ブロック保障の新サービスとは、、、

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