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07/03

スケジュールを社員全員に入れてもらう活用方法

はるきちです。

やっと梅雨っぽくなってきましたね。嫌な季節ですが、雨が降らないと水不足の心配もありますので待ちに待った梅雨 という感じでしょうか。

さて、今日はスケジュール機能について。

先日お客様のところへ訪問したところ、スケジュールをみなさんが入れてくれなくてグループウェアが活用されていないとご相談を受けました。

確かにこのようなご相談はよく受けます。

で、はるきちが良くお話しさせていただくのが他社さんの事例。

他の会社さんではどのようにスケジュールを社員の皆さんに登録させているかというと・・・

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06/27

スケジュール機能で複数人の予定を調整する

はるきちです。

暑いですね~
この時期にこんなに暑いと夏本番はどんなことになってるのか想像したくないですよね。。。

今日は、管理者機能ではなく一般ユーザの機能をご紹介。

みなさん5名以上の予定を調整される際はどのように調整されていますでしょうか。
1.みんなにメールを送付して調整
2.電話をして調整
3.desknet'sの回覧板やアンケート機能を使って調整

いずれにせよ、5名以上のスケジュールを押さえるとなると手間と時間がかかります。

そんな時に活用していただきたい機能が、「空き状況詳細検索」機能


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04/17

desknet'sを簡単管理!(困った ~その1~)

こんにちは。はるきちです。

先日、お客様からこんなお問合せをいただきました。

「グループを追加したんだけど、スケジュールのグループ一覧に追加したグループが表示されない。」

この問合せ、実はこの時期に多い問合せです。組織改編でグループを追加登録されるお客様も多いのでしょう。

私が新人の頃、お客様からこの問合せをいただきパニックに陥ったことがあります
「グループ追加したのに、スケジュールの一覧表示に表示されないって・・・」
何度もお客様に本当に追加登録したのか確認をいただき、画面ショットまでいただいてしまって・・・

1時間程、悪戦苦闘してやっと原因がわかりました。。。

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04/09

desknet'sでハッピーバースデー

こんにちは。はるきちです。

私事ですが、明日誕生日を迎えます
20代最後の誕生日なので何かをしようと考えてますが、まだ何も計画してません(泣)

さてさて、desknet'sはグループウェアです。(何を今さら・・・)
そしてメインの機能がスケジュールになるわけですが、ここで一つご提案

社員の皆様の誕生日を各個人のスケジュールにあらかじめ登録しておいてみてはいかがでしょうか。

自分の誕生日がスケジュールに登録されていると誰かが気に掛けてくれてるんだぁとちょっと嬉しいものです。いくつになっても自分の誕生日を祝ってくれる方が職場にいると仕事もやる気になるものです。
(はるきちの誕生日を祝えとは言っておりませんのであしからず)

早速、皆さんやってみてはいかがでしょうか。

※注意:年齢まで入れると逆にモチベーションが下がる方もいますのでご注意ください。。。

02/24

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(4)<desknet's利用のテクニック>

これまでのスケジュールマネジメントの本質「シュミレーション」を実践する上で、desknet'sのスケジュール利用上のテクニックを少しばかり紹介して、一旦スケジュール機能のお話しは閉じたいと思います。どこかでまた続きを。。

①紙を使え! いまさらですが、スケジュールは、先が見通せるほどシュミレーションしやすいもの。コンピュータの画面、あるいはdeslnet'sの機能ではどうしても1画面に1月を表示して精一杯。月を跨ぐとき、短期的なプロジェクトの遂行など3ヶ月くらいをという人へ、個人のカレンダ形式印刷を使って紙も使いましょう!のオススメ。
短期的なプロジェクトのイベント管理の場合には、「ユーザ管理」で「人」ではなく、「プロジェクト」を登録して皆でそのスケジュールにイベントを書けばよく見えるようにもなります。

②「プロジェクト君」の月間スケジュールを「オプションメニュー」に登録する。
①で紹介した「プロジェクト」を人に見立てておくと、その月間表示で表示されるURLをオプションメニューで呼び出すURLとして登録します。
そうするとメニューからいきなり「プロジェクト」月間スケジュールが呼び出せるようになります!これは便利!試してみて!

③予定詳細をジョブコード化する
仕事を効率化行うためには、その仕事のカテゴリわけをして評価してみる必要がありますが、それも簡単に出来てしまいます。
それが「予定項目」これに仕事の内容をカテゴリ化した項目(コード番号でも可)を作りスケジュール登録時に必ず入力すると言うもの。(後でも可ですね!)
CSVで吐き出せば、あっという間に仕事の分析が出来てしまいます!
そういえば、これって組織で統一化すれば仕事内容管理に使って給与計算とかも出来そうですね。。

④そういえば、、よくスケジュールが近づくと「知らせてくれる」機能が欲しい!といわれますが、desknet'sにもあるんです!
ただしこれは、自社サーバ、もしくは専用サーバ環境でサーバの「スケジューラ」が起動できる場合のみ。
残念ながら、ASPプラン、Applitusのように共用方環境の場合にはサーバ負荷を考慮してサービスの提供はしていません。。あしからず。

⑤最後に、Ajax版のお話。プラスデスクネッツ専用サーバプラン、あるいはApplitusではdesknet'sV5が利用できますが、この最大のバージョンのポイントはAjaxインターフェイスで、メール機能、スケジュール機能が使えること。
すなわち、画面上でいちいち切り替えて数字を入れるのではなく、右クリック、やドラッグ&ドロップを駆使して簡単にスケジュール帳の上でシュミレーションが行えること。
このバージョンになってスケジュール管理はますます戦略的に活用できるようになったといえるでしょう!
↓↓↓<機能紹介はコチラ
http://www.desknets.com/standard/product/func/function_23.html

それでは。


02/19

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(3)

では、実際にスケジュール・シュミレーションをdesknet'sをつかってやってみましょう!

①自分の時間に弾力性を持たせる
「自分でコントロールできる仕事(自分の力で計画的に行う仕事)」が、シュミレーションの上で大変重要な「動かせる駒」となります。
sch1.JPGまた、この仕事は、突発的な仕事が入った場合によく犠牲にされます。なのでスケジュール登録時に、前後どちらかに20~30分、あるいは1時間程度(さぎょう工数がかかる場合)の「Block」という空き時間を作ります。この「Block」を使って「自分の時間」に弾力性を持たせるようします。
突発的な仕事が入ってきたら、「Block」と当初計画の時間を合わせて、突発的な仕事と計画の仕事をこの中でこなすことを考えます。
何事もなく予定通りに、あるいは早く「計画の仕事」が終わったら、次の仕事に着手しても良いでしょうし、休憩をとっても良いでしょう。
ポイントは「Block」という時間をあえて取ることと、それをスケジュール上に判る様に記載することです。
←例えば、こんな感じ。
これで余裕が生まれ、突発的な仕事に追いかけられることが減るでしょう。

②「見えない時間」を可視化する
「見えない時間」とは、「移動時間」、「休憩時間」、「じっくり考える時間」などを指します。
これも「自分の時間」です。この時間をスケジュールに登録してコントロールすることで時間に追われる感覚が減ってゆきます。
客先へ出かける際も余裕をもって準備できますし、このスケジュールがグループで共有されていることで、この時間帯(前後も含む)にミーティングや急な仕事を入れられることも少ないでしょう。
「休憩時間」は一定の間隔でとり続けることでリズムが生まれます。また、管理者の休憩時間は部下から「相談」を受ける時間としても明示できますね。
「じっくり考える時間」はもっともフレキシブルな「駒」です。
是非実践してみてください。

③共同の仕事にルールを作る
desknet'sを使うと共同の仕事にルールを作れます。
例えば、ミーティングのルール。
当社の例は下記の通り。
a.スケジュールは全てオープン
b.誰でもメンバーのスケジュールを登録することが可能。(権限設定機能)
c.重要な会議はあえて承認機能を使って重要であることを知らしめる。(承認機能)
d.原則ミーティング時間は1時間以内。
e.メンバーの登録スケジュールの前後20分以上は空けて登録する。(空き状況確認機能)
f.アジェンダおよび議事録を内容欄に箇条書きで記入し、確認できるようにする。(通常機能)
g.緊急ミーティング時のメンバーのアサイン方法。(回覧板)
h.月内の会議の開催状況をアウトプットしてプロジェクトタスクの洗い出しに使う。
というもの。

「機能」を使って「ルール」を作る。というもの是非考えてみてください。
そういえば、desknet'sに「会議マネジメント」とかという機能がついたらとっても使えるのになぁ。。と思ってます。。

次回は4回目、少々小技のお話です。
それでは...

02/17

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(2)

前回、スケジューリングの本質は「シュミレーション」とお話をしました。
シュミレーションを効果的に行うためには「可視化されたツール」が必要であることもお話しましたね。desknet'sスケジュール機能がこの「可視化されたツール」になるのです。

ではどうやって活用すればよいでしょうか。

「シュミレーション」という「戦略的(*)な言葉 」の意味・方法を考えてみると、

①自分でコントロールできるものと、出来ないもの(コントロールが出来ないもの)に分けて考える。コントロールできるものは、状況にあわせて対応可能、すなわち動かしたり、増やしたり、減らしたりできますが、コントロール出来ないものは「動かせない」と考えます。

②「コントロール可能」なものには出来る限り「弾力性(余裕)」をもった配置を行う。これは変化への対応をより柔軟に行うためと考えます。

③全てを可視化しておくことです。見えない要素(スケジュールではタスク(仕事))があるとシュミレーションはできません。

④先見性のあるシュミレーションをしておくことです。いわゆる「先読み 」のこと。先の一手、次の一手が事前に、確実に考えられているということです。


これをスケジューリングの手法に置き換えてみると、、

①「自分だけで計画的に行わなければならない」仕事、「自分しか出来ない仕事」と、
「他人との共同作業の仕事」を見極めてスケジュール上で判るようにしておくことです。

②自分でやらなければならない仕事の前後には、多少の時間の余裕をプラスしておくことです。(例えば30分とか1時間)

③客先での打ちあわせなどで外出する場合には、移動時間もスケジュールにしておきます。また、休憩時間(自分の時間)なども一定のリズムとして決めてスケジュールしておきます。

④どんなに短くても2週間先、出来れば常に1ヶ月間程度のスケジュールは決めておくようにします。こればっかりは、訓練なので、まずは1週間を目指しましょう。

と。ココまでお話しするとスケジュール表の大切さが見えてきませんか?
もちろん、スケジュール帳のような手帳形式でも良いのですが、①~④の実践には、「可視化され、都度の変更が容易に出来るツール!」が必要であるということがお分かりになったのでは?

あ~ぁ、いつもの講義のようになってしまった。
すいません。お気軽にお読みくださいませ。今回はここまでとします。
次回の「desknet'sで実際にスケジュールをつけてみる」へ続きます。。。。

02/15

スケジュール機能をセルフマネジメントで活用する(1)

よく「セルフマネジメント」という言葉を耳にしますが、この「セルフマネジメント」にdesknet'sの活用をお奨めしています。4回にわたってこの話をしていこうと思います。

私が企業研修の講義で用いる「セルフマネジメント」は3つの項目から形成されるとお話しています。3つとは、①関わっている仕事の専門知識・技術力、②コミュニケーション能力、③仕事の仕方です。
この中で仕事の仕方のひとつにタイムマネジメント・スケジュールマネジメントがあり、グループウェアの活用で飛躍的にスケジュールマネジメントがうまくなると説いています。

そもそもスケジュールマネジメントの本質はなんでしょう?
「忙し過ぎる」、「時間がない」、「突発的な仕事が多い」なんていっている人ほどスケジュールマネジメントは苦手、、という人が多いもの。

ここでスケジュールマネジメントのコツを3つばかり。。。
①自分にとって重要な仕事、すなわち、「自分の力で、後で時間をとって計画的に片付けなければならない仕事」を見極め、計画的にこなす。
②自分でコントロールできる仕事(自分一人でやる仕事、事前に分かる仕事、継続的に行う仕事)を明確にし、計画的にこなす。
③「計画的にこなす」とは、スケジュールを、可視化して管理するツールでシュミレーションする。

このことがすんなり頭に入れば、ものすごくスケジュールマネジメントはうまくなると思います。特にプロジェクトマネジメントなどでは、「スケジュールはシュミレーションで」という考え方がとても大切だと考えています。
仕事の開始と終わりは決まっています。これは守らなくてはならない。でも途中のプロセスのスケジュールまでガチガチに管理して守らなくてはならないでしょうか?
答えは「No」。プロジェクトの遂行には困難がつき物です。つまり「計画」はズレが生じることは当たり前のことであるという認識が必要。しかし、最終納期は決まっています。なので、自分のコントロールできる仕事を用いてシュミレーションでこなしてゆく! という考え方を持って欲しいのです。

「シュミレーション」には可視化されたツールが必要。これがグループウェア「desknet's」なのです。
ということで続きは後ほど。今日はここまで。

02/13

設備をユーザとして登録してスケジュールを管理する

desknet'sのスケジュールには、当然会議室やプロジェクタなど設備を登録する項目があり、各設備の利用スケジュールも確認した上で登録が可能となっています。
しかしながら項目が異なるために、スケジュールの変更があったときや急なグループのミーティングスペースの活用などにおいてはいちいち項目を変えてチェックするのが煩わしかったりします。。
設備も人も一緒にスケジュールを管理したい時ってありませんか?

こういうときの小技をひとつ。
desknet'sユーザ(利用者)として設備もアカウント登録して使ってみてください。
この方法で結構便利なのが会議室管理。
人も会議室も一覧で表示できるために、会議室の空きの確認や予約がさらに簡単になります。急なミーティング時の会議室確保もいち早くアクションできます。
また、設備の登録管理を行うとメンバーと共に表示管理できないのですが、参加者の一覧も含め表示することで、次のミーティングのメンバーのアサインや、打ち合わせ事項の計画などにも一役かってくれます。

当社でも、ミーティングルームは設備ではなくユーザとして登録して人と一緒に登録しています。実はここでとても効果的なことを発見しました。
それは、ミーティングルームではなく「お客様」をユーザとして登録してスケジュールの履歴をみることで、来訪いただいた方の一覧、出席メンバーが全て把握できるということ。
いわゆる「来訪者管理」です。
最近ISO27000や、ISMSで来訪者の管理を規定化しているところありませんか?
お客様に来訪者カードを書いてもらうのもなんとなく申し訳なくて。。
という場合には、「来訪者」あるいは「お客様」というユーザを作って管理されると良いでしょう。
自分のスケジュールに、メンバーを登録する際に一緒に「来訪者」を入れておくのです。実際の来客いただいた方のお名前はスケジュールの「予定」項目(タイトル)に記載します。

こうやって月末とかで「来訪者」のスケジュールを月間表示して印刷してファイルしておくと「来訪者」の管理台帳が出来上がります。

社内情報セキュリティの運用にも役立てるオススメの小技!
是非お試しくださいませ。





02/10

個人グループの設定でプロジェクト組織を管理する

おそらくdesknetr'sで使われている機能のうち最も利用されているものは「スケジュール」機能ではないかと思います。
しばらくはこの「スケジュール機能」の使い方についてピックアップしていこうかと思います。

desknet'sは、全社や組織内の情報共有のツールですが、会社のグループとしてはもうひとつ「プロジェクト組織」なるものがあります。
「プロジェクト組織」は一般的にマトリックス型を形成し、所属する部署を超えて横断的に組織される場合が多いもの。
しかも、長期継続的な組織というよりは短期的な組織も多くあります。

このような短期的かつ横断組織のスケジュール管理に困ったことはありませんか?
desknet'sでは、管理者で組織をグループとして作成しますが、実は個人機能でもグループを自由に作成し、横断的な組織を管理する
ことが出来るようになります。

実はこれはかなり便利。

プロジェクトを複数兼務している人は、グループ週間、あるいはグループ1日で「どかっ」と出てくるリストからプロジェクトに属する必要な
メンバーのみを抽出してみるときの大変さ。。ご存知ですよね。。これが解決できるのです。


設定方法は、いたって簡単。
トップメニューの「個人設定」から「個人グループ」タブを選択し、「新規グループ作成」でグループを作成します。
あとはスケジュール機能に入り、ザブウィンドウメニューの「個人設定」にて表示グループ設定に加えるだけ。
人数の多いところは、ずいぶんとスケジュールの使い勝手が変わるはず。


なお、この個人グループ機能は、スケジュール、ToDo、伝言・所在、設備予約、ワークフロー、回覧版、インフォメーション・電子会議室、
文書管理、購買予約、プロジェクト管理、レポート提出、アンケート、キャビネット、利用者名簿(15機能)で共有することが出来ます。


今日はこの辺で!

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