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desknet'sを情報セキュリティ運用に活用する!~その3~

はるきちです。

ISMS等では、規定に則って様々な処理をする必要が出てきます。

その際に活用したいのがワークフロー機能。

例えば、desknet'sへのユーザ追加やマシンの廃棄申請等の幅広い決まり事にご利用いただけます。

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04/07

ワークフロー機能を使って業務指示・報告のやり取りを残す!

ワークフロー機能のイメージは、申請者→承認者で完結!なんて思っていたら発送はそこでお終い。。

当社では、作用指示・依頼をdesknet'sワークフローで、そしてその作業報告をワークフローで返し、それぞれに承認行為を行っています。
レポート提出機能でも同様のレポートのやり取りは可能ですが、実際に指示した作業内容と異なっていたり、指示された作業がスケジュールに合わなかったりした場合に差し戻すことや、複数の承認者で作業内容を確認するには「ワークフロー機能」を使うことが最も良いと考えました。

ここでのポイントは、テンプレート書式の中に指示内容報告内容と2つを記載するものを作成しておくことです。

使い方の手順は下記のとおりです。

(作業依頼者)申請者が、書式に「作業指示内容」を記載して、 (作業請け者)承認者に申請します。
(作業請け者)が作業内容を確認してOKの場合、承認を行います。この場合、承認されたことにより、「作業内容を確認してそのとおりに行います!」という「意思返事」になります。当然履歴として残るわけです。
の作業が完了すると、作業指示のワークフローを「複写して新規に作成」し、後半の「作業報告」を埋めて、作業指示者である に申請を出します。これが作業報告書になります。
は、作業報告がワークフローであがってくるので、この報告内容を確認し、追加作業があればコメントして差し戻し、特に無ければ承認することで作業は完了します。この際に、複数のメンバーで承認行為を行うようにすれば作業確認行為の精度が上がりますね!
さらにdesknet'sワークフローでは、承認されたワークフロー文書は、自動的に「文書管理」機能の「ワークフロー」フォルダに溜まっていきます。これで管理もとても楽になりますね!

この方法に実際の作業時間を入れる欄や、添付ファイル機能をつけると相当細かい管理ができるようにもなります。

日本版SOX法の施行も控え、「企業統治」の必要性がうたわれる中、こういったグループウェアの活用により「ルール」を作ってしっかり運用してゆくことが大切ですね。

是非、皆さんもお試しくださいませ。
それでは、今日はここまで。