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03/10

desknet'sのへ各機能リンク! インフォメーション機能を活用する その2


当社では情報セキュリティの運用にdesknet'sを活用しています。少しばかり使い方に工夫をして。。
情報セキュリティの運用のためのルールは文書化(規定集)されそれを元に活動を行っていますが、文書はなかなか煩雑になりがち、しかも文中でさまざまな他の文書や申請書を参照もしくは引っぱってきますね。

こんなときにdesknt'sはウェブベースということをうまく活用して、1つのインフォメーションで複数の参照文書や申請の連携を行うテクニックです。

当社の事例を1つ。
infm3.JPG

これは、ウィルスやスパイウェアに感染した際の報告規定について記載されたモノですが、「スパイウェアの。。。。」とか「レポート提出。。。」という部分がありますね。ここはそれぞれdesknet'sの文書管理およびレポート提出の各機能にリンクしているのです。
この部分をクリックすると一次検疫システムの文書(文書管理)やレポート提出のページに飛ぶようになっています!

通所の紙の規定集では、「○○規定の文書XX」を参照して、、とか「~に示す報告書に記入して。。」とか表現されている部分であり、別の紙文書を参照するようになりますが、我々の場合は、desknet'sで一つにまとめることが出来るようになりました。

設定もいたって簡単。予め飛び先のページをdesknet'sで開き、そのURLをコピー&ペーストしてインフォメーション文書に組み込むだけ!

この便利さを体感すれば、何でもかんでもdesknet'sで!ということになると思いますよ!

それでは、きょうはココまで。。

03/06

インフォメーションの使い方 見やすい!使いやすい情報掲示を目指す!

インフォメーション「(いわゆる社内掲示板)」機能は、desknet'sの機能の中でもっとも使われている機能の一つ。

なのでほとんど機能的にはバージョンのアップは師弟なさそうなのですが、実はdesknet'sがV4.5以降になってからアップグレードされたとても使いやすい機能があります。
それが、トップポータル画面に複数のインフォメーショングループを個別に表示させるというものです。
今までは、ひとつのインフォメーション画面で全ての情報を掲示していましたが、これでは情報の必要な人と必要でない人での使い分けが煩雑であったことと、プロジェクトでの利用において必要な個別掲示板などが開設したくてもできなかったことがありましたが、この機能で一気に解決!

操作は簡単
全社共通の設定は、「管理者設定」で、個別設定は「個人設定」で行います。
ポータル画面の設定で、インフォメーションの表示を設定し、ここで「表示グループ設定」と表示されるメニューを選んでください。
(もちろん複数のインフォメーショングループが設定されていることが前提です。)

ココで表示したいインフォメーショングループを選んで「OK」。
全社掲示板であれば事業部別、部門別などで分けてみるのも良いでしょう。
また、個人設定でのメリットは、プロジェクトチーム用の掲示板を、全社掲示板と分けて表示して管理できること。

トップの画面がとても見やすくなったと思います!
是非皆さんもお試しくださいませ。